Wat gebeurt er met jouw data als je een laptop verkoopt of weggooit?

Als ondernemer of zzp’er werk je dagelijks met vertrouwelijke informatie. Offertes, klantgegevens, facturen, contracten, inloggegevens. Die gegevens staan op je laptop, je oude harde schijf of misschien op een usb-stick die ergens in een la ligt. Maar wat doe jij als zo’n apparaat aan het einde van zijn leven komt? Simpelweg verwijderen is niet genoeg. En dat onderschatten veel ondernemers.

Het gevaar van “gewoon verwijderen”

Veel mensen denken dat een bestand weg is zodra het in de prullenbak belandt en die leeggegooid wordt. Of dat een fabrieksreset van een laptop alle gegevens permanent wist. Helaas is dat een gevaarlijke misvatting.

Wat er werkelijk gebeurt bij het “verwijderen” van bestanden:

• Het besturingssysteem markeert de ruimte als beschikbaar, maar de data staat er nog steeds op
• Gratis hersteltools kunnen in minuten verwijderde bestanden terughalen
• Ook na een fabrieksreset zijn gegevens vaak nog leesbaar met de juiste software
• Een formattering verwijdert alleen de inhoudsopgave, niet de data zelf

Met andere woorden: jouw klantgegevens, bankgegevens en bedrijfsdocumenten kunnen gewoon worden uitgelezen door iemand die jouw oude apparaat in handen krijgt.

Wat staat er eigenlijk allemaal op jouw apparaten?

Even stilstaan bij wat er op een gemiddelde zakelijke laptop of pc staat:

• Volledige klantenbestanden met NAW-gegevens en contactinformatie
• Offertes, contracten en financiële administratie
• Inloggegevens voor portalen, e-mail en cloudoplossingen
• Bedrijfsmails met vertrouwelijke communicatie
• Kopieën van identiteitsbewijzen of andere privacygevoelige documenten

Als dit soort informatie op straat belandt, heb je niet alleen een datalek, maar ook een probleem met de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens kan flinke boetes opleggen als blijkt dat je onzorgvuldig bent omgegaan met persoonsgegevens van klanten of medewerkers.

De AVG en jouw verantwoordelijkheid als ondernemer

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geldt voor iedereen die persoonsgegevens verwerkt, ook als zzp’er of kleine ondernemer. Dat betekent ook dat je verantwoordelijk bent voor de manier waarop je gegevens vernietigt als je ze niet meer nodig hebt.

Wat de AVG van jou verwacht:

• Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk
• Bij verwijdering moet je zorgen dat de data niet meer toegankelijk is
• Je moet kunnen aantonen dat je zorgvuldig met data omgaat

Simpel gezegd: een oude laptop doneren of verkopen zonder de data goed te vernietigen, is een schending van de AVG. Zelfs als het per ongeluk gebeurt.

Hoe je data wel veilig verwijdert

Er zijn een paar manieren om data echt definitief te wissen:

Overschrijfsoftware

Speciaal programma’s overschrijven de data meerdere keren met willekeurige tekens, waardoor herstel vrijwel onmogelijk wordt. Dit werkt goed voor harde schijven (HDD), maar minder betrouwbaar voor SSD’s vanwege de manier waarop die data opslaan.

Degaussing

Bij degaussing wordt een sterk magnetisch veld gebruikt om de data op een magnetische schijf onleesbaar te maken. Dit werkt effectief voor HDD’s, maar niet voor SSD’s, usb-sticks of geheugenkaarten.

Fysieke vernietiging

De meest zekere methode is fysieke vernietiging van de datadrager zelf. Hierbij wordt de schijf mechanisch vernietigd zodat de data letterlijk niet meer bestaat. Voor bedrijven die aantoonbaar veilig willen werken, is dit de gouden standaard.

Wil je zeker weten dat jouw oude apparaten geen risico meer vormen? Dan is het slim om datadragers laten vernietigen door een gecertificeerd bedrijf dat hier een officieel certificaat van vernietiging voor uitgeeft.

Wat te doen met oude apparaten?

Veel ondernemers vragen zich af wat ze moeten doen met een stapel oude laptops, pc’s of telefoons. Gewoon weggooien is geen optie, maar ze laten slingeren ook niet. Een professionele IT-afvoerdienst (ook wel ITAD genoemd) zorgt voor verantwoorde verwerking.

Bij een goede ITAD-aanpak wordt gekeken of apparaten nog herbruikbaar zijn. Wat nog werkt, wordt gerepareerd, gerefurbisht en eventueel opnieuw ingezet. Wat niet meer bruikbaar is, wordt op een milieuvriendelijke manier verwerkt. En bij alles wordt eerst de data veilig en aantoonbaar vernietigd.

CTC IT Solutions biedt zo’n complete aanpak voor ondernemers die verantwoord afscheid willen nemen van hun oude IT-apparatuur, inclusief een certificaat als bewijs.

Praktische checklist voor jou als ondernemer

Voordat je een oud apparaat verkoopt, weggeeft of weggooit:

• Maak een back-up van alles wat je nog nodig hebt
• Log uit bij alle accounts en ontkoppel het apparaat van je bedrijfsaccounts
• Gebruik geen standaard “verwijder alles” functie als enige stap
• Laat de datadrager professioneel vernietigen als de data gevoelig is
• Vraag om een certificaat van vernietiging voor je eigen administratie

Even een paar minuten tijd besparen kan je later flink veel problemen opleveren. En als zzp’er of kleine ondernemer draag jij die verantwoordelijkheid volledig zelf.